Success Story: Dr. Schumacher digitalisiert F&E-Prozesse mit ConSol CM

Mit über 1.600 Mitarbeitenden zählt die Dr. Schumacher GmbH zu den europaweit führenden Herstellern von Desinfektions- und Hygieneprodukten. Das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Malsfeld-Beiseförth entwickelt und produziert eigene sowie Private-Label- und OEM-Produkte (Original Equipment Manufacturer).

Das bedeutet: Produkte werden auch für andere Unternehmen hergestellt, die diese unter eigenem Markennamen vertreiben. Die Lösungen kommen sowohl im medizinischen Bereich als auch bei Endkunden zum Einsatz. Weltweit ist das Unternehmen in acht Ländern vertreten und verfügt über Distributionspartner in 70 Ländern. 

Wie wird ConSol CM bei Dr. Schumacher eingesetzt?

ConSol CM unterstützt die digitale Abbildung, Steuerung und Nachverfolgung definierter Prozessschritte, insbesondere im Umfeld von Forschung, Entwicklung und IP-Management.

Konkret werden unter anderem folgende Prozesse abgebildet:

• Wesentliche Phasen eines Produktanforderungsprofils (PAP)
• Definierte Prozessschritte im Rahmen der Entwicklung neuer Produkte
• Produktanfragen inklusive definierter Prüf- und Freigabeschritte
• Integriertes IP-Management im Rahmen von Patentprozessen
• Prozesse für die Bearbeitung von Kundenanfragen über ein internes CM-Portal
• Rollenbasierte Aufgabensteuerung über strukturierte Task-Tickets in definierten Prozessschritten

Ein zentrales Element ist die taskbasierte Prozesslogik: Jeder Prozessschritt besteht aus klar definierten Aufgaben, die sequenziell oder parallel von verschiedenen Beteiligten bearbeitet werden. Erst danach wird automatisch oder manuell in den nächsten Prozessschritt übergeleitet.

Zusätzlich unterstützt ConSol CM die Steuerung der Datenflüsse: Die beteiligten Teams erhalten rollenbezogen relevante Vorlagen und Informationen. Zugleich wird die Transparenz über den jeweiligen Prozessstatus verbessert.

Herausforderungen

Die Digitalisierung etablierter Firmenprozesse brachte konkrete Herausforderungen mit sich:

• Medienbrüche und manuelle Abstimmungen
• hoher Koordinationsaufwand durch zahlreiche beteiligte Rollen
• sehr große Datenmengen, die geordnet erfasst, geprüft und gesteuert werden mussten

Gerade in der Forschung und Entwicklung von sicheren Medizinprodukten stellen sich besondere Herausforderungen. Die Prozesse – vom PAP bis zur Produktentwicklung – sind komplex und mehrstufig und erfordern die enge Abstimmung verschiedener Fachbereiche. Freigaben erfolgen bis einschließlich Geschäftsführungsebene. Gleichzeitig müssen hohe Anforderungen an Datenqualität, Nachvollziehbarkeit und Transparenz erfüllt werden.

Ziel war es daher, diese Prozesse stärker digital zu unterstützen, strukturierter abzubilden und besser steuerbar zu machen.

Lösung: Vom Proof of Concept bis zu zentralen Prozessen der Produktentwicklung

Der Einstieg erfolgte über einen Proof of Concept für den PAP-Prozess, der schrittweise auf weitere Anwendungsfälle ausgeweitet wurde.

Heute unterstützt ConSol CM wesentliche Phasen des PAP-Prozesses sowie ausgewählte Prozesse im Umfeld der Produktentwicklung digital. Produktanfragen werden strukturiert erfasst und durch definierte Workflows gesteuert. Berechtigungs- und Plausibilitätsprüfungen unterstützen eine strukturierte und nachvollziehbare Datenerfassung.

Dabei basiert die Zusammenarbeit auf einer taskbasierten Logik: Aufgaben werden je Prozessschritt gezielt den jeweiligen Rollen zugewiesen und können parallel bearbeitet werden. Das IP-Management ist zudem in definierte Prozessschritte eingebunden und unterstützt dabei, relevante Schutzrechte Dritter im Prozess angemessen zu berücksichtigen. Für Kundenanfragen wurde ein internes Portal geschaffen, über das Anfragen des Innendienstes strukturiert erfasst und bearbeitet werden können.

Ausblick: Weitere Vernetzung und Synergien

Perspektivisch prüft Dr. Schumacher, inwieweit weitere geeignete Geschäftsprozesse digital unterstützt und stärker miteinander verknüpft werden können, um mögliche Synergien besser nutzbar zu machen und Prozesse weiter zu strukturieren.